Door de invoering van de digitale Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voldoet Justis aan de lang gekoesterde wens van werkgevers, organisaties en burgers om de VOG digitaal te ontvangen. Verzending per post blijft echter ook beschikbaar.

Voordelen
De digitale VOG biedt voordelen voor zowel werkgevers als medewerkers. Het digitaal verstrekken van de VOG bespaart tijd en is milieuvriendelijker dan verzending per post. Bovendien wordt het voor medewerkers eenvoudiger en sneller om de VOG aan hun werkgever te overhandigen: ze ontvangen de VOG digitaal in hun Berichtenbox van MijnOverheid en kunnen deze vervolgens snel doorsturen naar de werkgever. Daarnaast hoeft de werkgever een digitale VOG niet handmatig te controleren op echtheid – dit kan eenvoudig online via www.validatie.nl.

Verschil digitale en papieren VOG
De digitale VOG bevat grotendeels dezelfde gegevens als de papieren versie, met uitzondering van het postadres van de aanvrager, dat niet wordt weergegeven. De voornaamste verschillen liggen in de vorm: de digitale VOG heeft een roze kleur, terwijl de papieren versie blauw is. Zichtbare echtheidskenmerken zoals het watermerk zijn vervangen door onzichtbare digitale echtheidskenmerken. De kosten voor een digitale VOG zijn gelijk aan die van de papieren versie, namelijk €33,85.

 De rol als VOG-vragende organisatie: informeren en valideren

Wilt u als werkgever de VOG digitaal ontvangen van uw medewerker? Dan is het van belang dat u vooraf uw medewerker hier goed over informeert. De medewerker beslist altijd zelf over de keuze hoe hij de VOG wil ontvangen: digitaal of per post. Bovendien is het belangrijk dat de medewerker weet dat digitale verzending alleen mogelijk als de medewerker de Berichtenbox heeft geactiveerd. Ook moet de medewerker in de Berichtenbox aanvinken digitale post te willen ontvangen van screeningsautoriteit Justis én een actueel, werkend e-mailadres hebben opgegeven. Dit is een eenmalige stap. De infographic Hoe ontvang ik mijn VOG? verduidelijkt dit proces.

Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om VOG’s te controleren op juistheid en echtheid. Na ontvangst van de digitale VOG moet de werkgever een tweeledige controle uitvoeren. Eerst moet worden vastgesteld of de inhoud van de VOG klopt: controleer het opgegeven screeningsprofiel. Daarna controleert de werkgever of de VOG echt is via de validatievoorziening van de Justitiële Informatiedienst: www.validatie.nl. Deze validatievoorziening is een veilige online tool van de overheid waarmee de betrouwbaarheid van een digitaal document kan worden vastgesteld. Om fraude te voorkomen is het noodzakelijk dat de werkgever deze tool gebruikt om de authenticiteit van elke ontvangen digitale VOG vast te stellen.

Planning
De mogelijkheid om de VOG digitaal te ontvangen wordt van maart tot en met mei 2024 in fases uitgerold. Zo weet Justis zeker dat de systemen goed blijven werken. Dit betekent dat niet iedereen direct vanaf de introductie gebruik kan maken van een digitale VOG. Bekijk de planning wanneer werknemers van uw organisatie gebruik kunnen maken van de digitale VOG. Houdt de pagina in de gaten voor de actuele planning.

Het aanvraagproces

1. De werkgever zet de VOG-aanvraag voor de medewerker klaar via https://mijn.justis.nl/vog/vogorganisatie/inloggen.htm.
2. De medewerker kiest tijdens de afronding van de aanvraag voor verzending per post of digitaal via de Berichtenbox van MijnOverheid.
3. Digitale verzending is alleen mogelijk als de medewerker de Berichtenbox heeft geactiveerd. Daarnaast moet de medewerker in de Berichtenbox hebben aangevinkt digitale post te willen ontvangen van screeningsautoriteit Justis én een actueel, werkend e-mailadres hebben opgegeven. Dit is een eenmalige stap.
4. Kiest de medewerker voor digitale verzending en heeft de medewerker voldaan aan stap 3? Dan zet Justis, in het geval van een positieve beslissing de VOG klaar in de Berichtenbox van de medewerker. Als de medewerker de VOG niet (direct) krijgt, ontvangt de medewerker hierover bericht per post.
5. De medewerker opent de VOG, slaat deze op en stuurt het document digitaal naar de werkgever toe.
6. Na ontvangst van de VOG controleert de werkgever de VOG altijd op juistheid en echtheid. De werkgever checkt de inhoud en gebruikt de validatievoorziening.

Vragen?
Heeft u vragen? Bekijk de Informatiepagina digitale VOG en de veelgestelde vragen op justis.nl. Staat uw vraag er niet tussen? Justis is iedere werkdag telefonisch bereikbaar tussen 9:00 en 17:00 via 088-9982200. U kunt uw vraag ook via het contactformulier stellen.

Planning digitale VOG

Inleiding

Screeningsautoriteit Justis introduceert een nieuwe, digitale ontvangstmethode voor de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Het is tot op heden alleen mogelijk om de VOG op papier per post te ontvangen, maar straks ook digitaal via de Berichtenbox. Dit betekent dat u als werkgever de VOG digitaal van uw werknemers kan ontvangen.

Uitrol in vier fases

Het landelijk aanbieden van een digitale VOG vraagt veel capaciteit van de systemen van Justis. Justis vindt het belangrijk dat de VOG altijd kan worden aangevraagd en dat de systemen blijven werken. Om hiervoor te zorgen wordt de nieuwe ontvangstmethode van de VOG in vier fases uitgerold, van maart tot en met mei 2024. Dit betekent dat niet iedere organisatie direct vanaf de introductie in maart 2024 gebruik kan maken van een digitale VOG. 

Actuele planning

In onderstaand overzicht kunt u zien wanneer uw organisatie aan de beurt is. Deze planning kan wijzigen, houdt daarom deze pagina in de gaten voor de actuele planning.

Fase	Start fase
Fase 1: KvK-nummer start met 4, 8, 9	20-3-2024	9-4-2024
Fase 2: KvK-nummer start met 0, 1, 5	10-4-2024	23-4-2024
Fase 3: KvK-nummer start met 2 ,7	24-4-2024	7-5-2024
Fase 4: KvK-nummer start met 3, 6	8-5-2024	21-5-2024

Bijvoorbeeld: 
Het KvK-nummer van uw organisatie begint met een 1. Dit betekent dat uw organisatie tussen 10 april 2024 en 23 april 2024 wordt toegevoegd aan de digitale ontvangstmethode van de VOG. Vanaf dat moment krijgen aanvragers tijdens het aanvraagproces de optie ‘digitaal ontvangen’ te zien. Wanneer een aanvrager een digitale VOG ontvangt, stuurt de aanvrager deze ook digitaal naar u door. Bijvoorbeeld via e-mail. 

Infographic: Hoe ontvang ik mijn VOG?